電話 対応 折り返し。 折り返し電話で何て言う?電話対応の正しい言葉遣いやマナーについて解説

担当者不在時のビジネス電話の取次ぎ方法と対応のポイント|アピステコラム|冷却・防塵・放熱など熱対策ならアピステ

電話 対応 折り返し

ビジネス上のやりとりで避けてとおることができない電話応対。 いざ電話をかけたりとったりした際に、もたついたり失礼なことをしてしまった経験がある方もいるでしょう。 ここでは、ビジネスに欠かせない電話応対の基本マナーを、例を交えて紹介します。 電話をかけるときの注意点 こちらから電話をかけるときには、先方の都合に配慮し、迷惑や失礼にあたらないようにしましょう。 気を付けるべき点は主に以下の3つです。 用件は簡潔に伝える 業務の時間は限られています。 電話応対に余計な時間を費やさなくてもよいように、用件は手短に述べましょう。 あらかじめ内容をメモなどにまとめたうえでかけると効率的です。 時間帯に配慮してかける 朝一番や終業間際、時間外の電話は、極力避けるようにします。 朝一番 始業時は朝礼や申し送りなどでバタつくことが多い時間帯です。 始業から10分くらいは電話を控えるといいでしょう。 急を要する用件でやむを得ず朝一番にかける場合は、「朝早くから申し訳ありません」など、お詫びの言葉を添えるのがマナーです。 時間外・終業間際 昼休みや営業時間外の電話はできるだけ避けましょう。 また、終業間際の電話も退社時間に掛かる可能性があるため控えるべきです。 どうしてもかける場合は「昼休み中に申し訳ありません」などの言葉を添えます。 情報をまとめてからかける 用件に必要な資料などがある場合は、事前に手元に揃えます。 先方の基本情報はきちんと確認しておきましょう。 社名・部署名・役職に加え、名前の読み方をチェックしておくと、電話口でのもたつきを防げるだけでなく、呼び間違いなどの失礼も避けられます。 電話をかけるときの基本の流れと例文 電話をかける際の基本的な流れと文言の例を、ケース別にみていきます。 失礼いたします」 「それでは、よろしくお願いいたします。 失礼いたします」 2. ありがとうございました。 ありがとうございました。 失礼いたします」 「それでは、よろしくお願いいたします。 失礼いたします」 電話を受けるときの注意点 電話を受けるときには「待たせない」「印象のよい受け答え」「情報を確実に受けとり記録する」の3点が大切です。 ポイントをみていきましょう。 3コール以内にとる できるだけ2コール以内に電話をとるのがマナーです。 3コール以上になった場合は、名乗りの前に「(大変)お待たせいたしました」とお詫びの言葉を添えましょう。 明るい第一声 電話応対の印象は、会社の印象につながります。 第一印象をよくするために、明るい声で電話に出ましょう。 復唱とメモは必須 先方の社名や名前をはじめ、必要な情報はメモをとり、誤りがないよう必ず復唱して確認します。 情報をあいまいにしない 聞き取れなかったことは、あいまいなまま流すのはNGです。 「恐れ入りますが、少々お電話が遠い(電波が悪い)ようなので、もう1度お願いいたします」など、必ず聞き直しましょう。 また、先方が名乗らない場合も必ず名前を確認する必要があります。 「恐縮ですが、お名前をお伺いできますか?」などの文言でたずねましょう。 先方以外に発言する場合は保留する 電話の最中に周囲の人に相談する際や取り次ぎのために人を呼ぶ際などには、必ず保留にします。 先方には身内でのやりとりが聞こえないようにするのがマナーです。 長い保留やたらい回しはNG 1回の保留の時間は30秒以内が目安だといわれています。 保留が長くなりそうな場合は「申し訳ありませんがもう少々お待ちいただけますか」と一旦断りをいれるか、折り返しを提案しましょう。 担当部署のたらい回しについても、同様に折り返し対応とします。 電話を受けるときの基本の流れと例文 電話をとる場合の基本的な流れと文言の例を、ケース別にみていきます。 電話をとる 「お電話ありがとうございます。 少々お待ちください」 ~担当者が出られない場合~ 出られない旨を伝え、折り返しを提案する 「申し訳ございません。 あいにく田中は(出られない理由)です。 こちらからかける場合は、時間帯に配慮し、簡潔かつ正確にやりとりできるよう事前準備をしてからかけましょう。 先方からの電話をとる際には感じよく応対し、長く待たせたり、情報が曖昧になったりしないよう配慮する必要があります。 ビジネス上の電話は、会社を代表してかけたりとったりするものです。 電話応対のポイントと基本的な流れ・文言を頭に入れておき、過不足ない対応ができるようにしておきましょう。 もまとめているので、転職を検討している方はぜひ活用してみてください。 また、TechAcademyは、積極的に情報集取を行い学習、成長していくビジネスマンの今後を応援しています。 そんな方々におすすめなのはIT業界でキャリアを描くこと。 IT業界は成長産業であり、上昇志向や成長志向のある人であれば幅広いチャンスを掴むことが可能です。 しかし、総合職であっても技術職とコミュニケーションが取れる人材が求められています。 TechAcademyにはIT業界で活躍したい方向けに無料でプログラミングを学び、転職支援も受けられるというサービスがあります。 専門知識を効果的に学び、プロのコンサルタントの支援のもと行う転職活動でより自分にあった企業と出会ってみませんか。 IT業界でキャリアアップを目指したい方はぜひTechAcademyキャリアをご覧ください。 電話は3コール以内に取れ、と職場で言われた経験はありませんか?これは別に社会人になってからに限らず学生時代のバイトなんかでもそうではないでしょうか? それではなぜ3コールなのでしょうか?その理由と3コール以内に取れなかった場合の対応について解説しています。 電話を3コール以内に取る理由 電話のコール音は1回で約3秒間と言われています。 そのため、3コールだと約10秒近い時間、電話を繋がるのを待っているということになります。 実際のところ10秒間という時間は結構長いものです。 特にビジネスの現場では、取引先を待たせてしまうなど悪い印象を与えかねません。 待たされているという感覚はフラストレーションを生みます。 例えば、クレームの電話だったとすれば、どうでしょうか。 お客様の怒りを増大させてしまうことかもしれません。 また商品購入の問い合わせだった場合はどうでしょうか。 せっかく買う気になっているのに電話が繋がらないと感じ、電話を切って他社に問い合わせをしてしまうケースも考えられます。 お客様への印象を良くすること、ビジネスチャンスを逃さないという意味で電話を3コール以内に取るというのは非常に大切なことなのです。 電話応対の基本フレーズ 電話を取るときにはある程度、自分でフレーズを作っておくと良いです。 「お電話ありがとうございます。 」など、まずは会社名と必要であれば名前を名乗るようにします。 そうすると相手が名前や要件を話し始めますので、必ずメモを取るようにしてください。 もし聞き逃したり、聞き取れなかった場合は「恐れ入りますが、もう一度お名前を伺ってもよろしいでしょうか。 」などと聞き返すようにしましょう。 また電波が悪かったり、騒音などで電話が聞き取れない場合は「電話が遠い」という言葉を使うのがビジネスの場では一般的です。 [PR] IT企業を目指すための無料カウンセリング3コール以内に取れなかった場合 もしも電話を3コール以内に取れなかった場合は、「お電話ありがとうざいます」の代わりに「お待たせいたしまして申し訳ございません。 」などと謝罪を入れると良いでしょう。 特にクレームの電話などの際にはかなり有効なのでカスタマーセンターなどに勤めている人、これから勤めたいと思っている人にとっては覚えておいても損はありません。 まとめ 電話を3コール以内に取るべき理由は、お客様への印象を良くするため、そしてビジネスチャンスを逃さないためです。 近年ではSNSなどを中心としたにテキスト文化が主流になってきているので電話をするのが苦手だと感じる人も多いようです。 そのため、3コール以内に電話を取りたがらない社員も多くいます。 しかし率先して誰よりも早く電話を取ることで、周りからの評価もされるので怖がらずに積極的に電話を取ってみましょう。 また、当メディアを運営している(株)キラメックスでは、オンラインのプログラミングスクールTechAcademyではエンジニア転職保証コースを提供しています。 プログラミング未経験の方でも12週間で東京のIT企業へエンジニアとして転職を目指せるコースです。 現役エンジニアとキャリアカウンセラーによる学習と転職のサポートを受けることができます。 ビジネスマナー 仕事をしているとどうしても外せない状況や電話に出られない場面があるでしょう。 もし仮にその連絡も緊急で相手も急いでいるという場合であってもです。 しかしそればかりはどうすることもできません。 なので大事なのは、その対応のスピード感と丁寧さです。 この2つをしっかり抑え適切に対処すれば、大きなトラブルにはなりません。 今回はそういった場面で使える、正しい折り返し電話の方法について解説します。 折り返し電話とは 折り返し電話とは、電話をかけたのにも関わらず何らかの理由で取ることができなかった際に、電話をかけた相手に後ほど電話をかけることを指します。 着信が残るので後ほどその番号にかけ直すのも良いですし、丁寧な方だと留守電に折り返しご連絡お願い致しますなどとメッセージを残してくださる方もいらっしゃいます。 社会人の間でも良く間違って使われますが、電話をかけたAさんがBさんの留守番電話に対し、「後ほど改めて折り返しご連絡をします」などとメッセージを残すのは厳密にいうと誤った使い方です。 それでも違和感なく通じてしまいますが、あくまで折り返し電話とは、電話を受けた側が電話をかけた人に後ほど電話をかけ直すことを指します。 折り返し電話をかけるタイミング 折り返し電話をする際には、確実に相手が電話を取れる時間帯にかけ直すということが重要です。 相手が取れない時間帯の例を挙げると、お昼休憩とその前後、業務終了後などが挙げられます。 もしも相手が不在の時に折り返しをしてしまうと結局相手が取れずに、せっかく電話をかけてくれた相手に今度は逆に折り返し電話をさせてしまう可能性があるためです。 とはいえ、なるべく折り返し電話は電話をもらってから30分から2時間以内の間にするのがベストです。 あまり時間を空けないようにしましょう。 [PR] IT企業を目指すための無料カウンセリング折り返し電話の基本フレーズ 折り返し電話をする際には、まず電話を取れなかったことを謝罪する言葉を簡単に述べるようにしましょう。 名前を名乗ってから「先ほどお電話を頂いたのに取ることができず、すみませんでした。 」などというとよいでしょう。 反対に、相手からの折り返し電話を希望する方は、電話をかけた際に留守電に「折り返しお電話を頂けると幸いです」などとメッセージを残しておくことをオススメします。 携帯ではなく、会社のビジネスフォンからかけている場合は会社名と名前だけではなく、部署名や要件なども一緒に述べておくとなおよいでしょう。 対応NGの例 もしスケジュールなどの問題で折り返し電話ができないようなケースであれば、留守電を聞き、先方にメールまたは携帯であればショートメッセージで折り返しができない旨を伝え、翌日自分から電話をすることを伝えるのがベストです。 また携帯同士の電話であれば、着信を受けた際に「後ほど折り返します」という定型文をボタン一つで送ることもできますので活用していましょう。 まとめ ビジネスの現場において電話はメールよりも主流なツールとして認識されています。 かかってきた電話が取れなかった際に、相手に後ほど電話をかけ直すことを「折り返し電話」と呼びます。 この「折り返し」という言葉を使うことで相手に後ほど電話をかけ直して欲しいという意図を伝えることが可能です。 また留守電に「折り返し電話をください」と残しておけば、相手が不在でないかどうかを気にしながら何度も電話をかける必要はありません。 業務の効率化を図るためにも「折り返し電話」を積極的に使っていきましょう。 また、当メディアを運営している(株)キラメックスでは、オンラインのプログラミングスクールTechAcademyではエンジニア転職保証コースを提供しています。 プログラミング未経験の方でも12週間で東京のIT企業へエンジニアとして転職を目指せるコースです。 現役エンジニアとキャリアカウンセラーによる学習と転職のサポートを受けることができます。 ビジネスマナー 得意先企業などに訪問をする際には、事前に電話でアポイントメントを取るのが一般的です。 電話の印象次第では訪問を断られてしまうこともあります。 ここでは、電話でアポイントメントを取るときに失敗しないための基本ルールやマナーについて紹介していきます。 電話をかけるタイミング 電話をかける際には時間帯に配慮するのが大切。 タイミングとして避けたい時間帯は次の2つです。 始業開始・退社時刻の前後 始業時は、先方も朝礼や事務連絡等で忙しい時間帯であることが多いです。 同じように、退社時刻の前後も忙しい場合があります。 できるだけ始業開始や退社時刻の前後は電話の発信を避けるようにしましょう。 営業時間外 昼休みや営業時間外も電話をかける時間帯としては避けるのがベスト。 先方の休憩時間にまで対応させてしまうことになるため、電話を受けた方の迷惑となってしまいます。 人間関係を円滑にするためにも、営業時間外にはなるべく電話をしないようにしましょう。 時間帯と合わせて、相手にとって都合が悪そうな日を避ける気配りも必要です。 例えば、月末などの締め日前は、会社の業務が立て込むことが多く、電話応対をしている時間がないというケースも少なくありません。 また、連休明けや週明けの月曜日など、休みの余韻が残っていたり、会議が予定されている場合があるので避けたいところ。 事前に相手の迷惑にならない時間帯や日程をリサーチしておくと良いでしょう。 話の基本構成 話の基本構成として、まず自分の名前や会社名を告げ、どういった趣旨で電話をかけたのかを話します。 この際、電話口の相手が担当者でない場合は担当者に替わってもらうようにしましょう。 」など、相手の都合に配慮する気配りも忘れてはいけません。 本題部分では、電話をした経緯や理由を簡潔に伝えます。 面会を願い出るときには、いつ訪問しても良いのかだけでなく、相手の都合にも配慮して、要件が済むまでに何分くらいかかるのかについても伝えるようにしましょう。 時は金なりという言葉がありますが、先方もこちらも業務の時間は限られています。 電話をかける前にはあらかじめ用件や内容を箇条書きにするなど、簡潔にまとめておくようにすることが大切です。 [PR] IT企業を目指すための無料カウンセリング基本フレーズ・テンプレート 電話でアポイントメントを取るときの基本フレーズは次の通りです。 いつもお世話になっております。 さらに、「1時」と「7時」など、時刻の聞き間違えを防ぐためにも「13時ですね」などと確認すると確実です。 話し方のNG例 アポイントメントを取る際に注意したいNG例は次の通りです。 ビジネスシーンにおいて、「もしもし」というのはあまり使わないとされています。 「もしもし」というのは「申す申す」から来ており、もともとは若者言葉であったと言われているため、目上の人や取引先相手に使うのはマナー違反として避けるのがマスト。 言葉遣いはその人の印象を左右するといっても過言ではありません。 正しい敬語を身につけるためにも日頃から意識して使うようにしましょう。 まとめ 電話は顔が見えないコミュニケーションの一つです。 良くも悪くも声や話し方次第で印象が決まってしまうことも少なくありません。 アポイントメントを取るときに失敗しないためには、電話をかけるタイミングや話の構成など、先方に配慮して考えるようにしましょう。 スムーズに会話を進めるためにも、紹介したテンプレートにそってメモを作成し、基本のルールやマナーを守り、何より自信を持って話しをすることが大切です。 IT業界でおすすめの転職サイト・エージェントもまとめているので、転職を検討している方はぜひ活用してみてください。 また、TechAcademyは、積極的に情報集取を行い学習、成長していくビジネスマンの今後を応援しています。 そんな方々におすすめなのはIT業界でキャリアを描くこと。 IT業界は成長産業であり、上昇志向や成長志向のある人であれば幅広いチャンスを掴むことが可能です。 しかし、総合職であっても技術職とコミュニケーションが取れる人材が求められています。 TechAcademyにはIT業界で活躍したい方向けに無料でプログラミングを学び、転職支援も受けられるTechAcademyキャリアというサービスがあります。 専門知識を効果的に学び、プロのコンサルタントの支援のもと行う転職活動でより自分にあった企業と出会ってみませんか。 IT業界でキャリアアップを目指したい方はぜひTechAcademyキャリアをご覧ください。 ビジネスマナー 電話はビジネスにおいて重要なコミュニケーションツールです。 仕事においても転職活動においても電話マナーは重要であり、相手の顔が見えない状態ゆえに、声によって会社や個人の印象に大きく影響を与える可能性を秘めています。 ここでは折り返し連絡を行う場合の電話マナーについて、その基本や例を紹介していきます。 基本の流れ 相手からもらった連絡に出られなかった場合は、再連絡を待たずに自分から折り返しの連絡を行うことが基本です。 用件があって連絡をしてきているので、相手からの連絡に気が付いたとき、あるいは折り返しができる状況になったときに速やかに連絡をするのがマナーです。 時間帯に問題が無ければできる限り早く折り返しをしますが、外出時の場合は、双方の声が伝わりやすい静かな場所に移動してから電話をかけるようにしましょう。 その後本題へと入ります。 基本的には目上の人が先に切りますが、社会人としてのマナーとして、お互いに切るのを待ってしまうときもあるでしょう。 その場合は「どうぞお先にお切りください」と一言添えて相手が切るのを確認してから電話を切りましょう。 また、社内の電話を使うような場合は、電話を切る際に受話器を丁寧におくように注意します。 万が一大きな音が相手に伝わってしまうと、雑な印象を与えてしまいますので、最後まで気を緩めずに対応しましょう。 話し方の例・テンプレート 次に、折り返し連絡を行う際の話し方の例を紹介していきます。 【取引先等の会社からの連絡の場合】 「お世話になっております。 【担当者などの携帯からの連絡の場合】 「お世話になっております。 先ほどはお電話に出ることができず、大変申し訳ありませんでした。 折り返しの連絡をさせて頂きました。 ご用件は何でございましたでしょうか」 【留守番電話があった場合】 「お世話になっております。 留守番電話の件、確認をさせて頂きました。 ご連絡有難うございます。 」 [PR] IT企業を目指すための無料カウンセリング話し方のNG例 最後に話し方のNG例を紹介していきます。 印象を悪くしないように細心の注意を払って対応をしましょう。 【謝罪を述べない】 相手の連絡に出られなかったのに謝罪の一言も無いのは失礼になります。 挨拶と名乗りを終えたら一言、「申し訳ありませんでした」と必ず謝意を示すようにしましょう。 【相手に折り返させるような表現】 電話に出られない場合は、自分が折り返すのがマナーです。 例えば車や電車で移動中のため対応が難しいとき、「移動中の為、後ほどお願いします」のように相手に再度連絡させるような表現はしないようにしましょう。 「後ほど折り返しをいたします」のようにこちらから連絡をする意思を示し、可能な状況になったら速やかに折り返し連絡をします。 まとめ 折り返しの連絡を行う際は、時間帯と場所、スピード、挨拶や謝罪等の対応すべてがしっかりしていないと印象を悪くしてしまう可能性があります。 特に営業などは会社の顔でもありますし、細やかな対応が求められ、電話マナーも重要になります。 マナーを身につけてスムーズな対応を心がけましょう。 IT業界でおすすめの転職サイト・エージェントもまとめているので、転職を検討している方はぜひ活用してみてください。 また、TechAcademyは、積極的に情報集取を行い学習、成長していくビジネスマンの今後を応援しています。 そんな方々におすすめなのはIT業界でキャリアを描くこと。 IT業界は成長産業であり、上昇志向や成長志向のある人であれば幅広いチャンスを掴むことが可能です。 しかし、総合職であっても技術職とコミュニケーションが取れる人材が求められています。 TechAcademyにはIT業界で活躍したい方向けに無料でプログラミングを学び、転職支援も受けられるTechAcademyキャリアというサービスがあります。 専門知識を効果的に学び、プロのコンサルタントの支援のもと行う転職活動でより自分にあった企業と出会ってみませんか。 IT業界でキャリアアップを目指したい方はぜひTechAcademyキャリアをご覧ください。 ビジネスマナー 電話応対はビジネスにおいて欠かせません。 顔が見えないやり取りであるため、気づかいが大切です。 ここでは電話マナーとして取次ぎを行う場合について紹介していきます。 電話は顔が見えないからこそ声の印象が大切になります。 明るい声でハキハキと話すようにしましょう。 また、相手の用件を間違いなく聞き取ることも重要です。 誰に取り次ぐのかメモを取るのはもちろん、復唱をして確認することも忘れないようにしましょう。 取り次ぐ際は、必ず保留にすることを忘れてはいけません。 たとえ近くの人を呼ぶときも、必ず保留にしてから声を出すようにしましょう。 また、長く相手をお待たせするのも失礼にあたるため、もしもなかなか電話に出られないようであれば、機転を利かせて対応することも大切です。 話し方の例・テンプレート 電話の取次ぎを行う場合において、話し方の例は次の通りです。 いつも大変お世話になっております。 かしこまりました。 あいにく外出しております。 よろしければ連絡を取りまして折り返しお電話を差し上げるようにいたしますが、いかがでしょうか」 別件で出られないとき:「恐れ入ります。 少し時間がかかりそうなのですが、折り返しお電話を差し上げるようにいたしましょうか?」 【声が聞き取れなかった場合】 「恐れいりますが、お電話が遠いようですので、もう一度お聞かせ願えますか」 [PR] IT企業を目指すための無料カウンセリング話し方のNG例 電話を受けるときに相応しくない話し方のNG例は次の通りです。 また、電話を受けるときは印象が大切なので、丁寧な言葉遣いで対応するように心がけましょう。 【名前を伺うとき】 NG例:「どなたですか」「お名前を頂戴できますか」 OK例:「失礼ですが、どちら様でしょうか」 お名前は頂戴するものではなく、教えてもらうものなので相応しくありません。 また、相手が名前も会社名も名乗らない場合は、「どちら様」なら名前と所属の両方を聞くことができます。 おつなぎいたしますので少々お待ちくださいませ」 電話の相手が同じ会社の同僚であればNG例の対応でも問題ありません。 社外の人の場合は、名前+肩書きは敬称になるので、名前の前に役職をつけるようにしましょう。 まとめ 電話応対は慣れないうちは緊張して慌ててしまうことも少なくありません。 基本は「誰から」電話が来て、「誰に」取り次ぐのか、メモを取り正しく対応することが大切です。 会社の代表としてスムーズに取り次ぎができるように、ここで紹介した対応例を覚えておきましょう。 IT業界でおすすめの転職サイト・エージェントもまとめているので、転職を検討している方はぜひ活用してみてください。 また、TechAcademyは、積極的に情報集取を行い学習、成長していくビジネスマンの今後を応援しています。 そんな方々におすすめなのはIT業界でキャリアを描くこと。 IT業界は成長産業であり、上昇志向や成長志向のある人であれば幅広いチャンスを掴むことが可能です。 しかし、総合職であっても技術職とコミュニケーションが取れる人材が求められています。 TechAcademyにはIT業界で活躍したい方向けに無料でプログラミングを学び、転職支援も受けられるTechAcademyキャリアというサービスがあります。 専門知識を効果的に学び、プロのコンサルタントの支援のもと行う転職活動でより自分にあった企業と出会ってみませんか。 IT業界でキャリアアップを目指したい方はぜひTechAcademyキャリアをご覧ください。 ビジネスマナー ビジネスマナーとして押えておきたいもののひとつに「営業電話の時間帯」があります。 電話で営業するときにはさまざまなノウハウが必要ですが、適切な時間を選ぶことは大前提。 そこで、ここでは適切な時間と避けるべき時間を紹介しますので、必ず覚えておきましょう。 効果的な時間 営業電話に必要なのは「タイミング」です。 営業先の企業や個人の都合や状況にあわせた時間を選ばなければ電話に出てもらうことすら叶わないこともありますし、マナーを守らない人として印象を悪くする恐れもあります。 【始業時間から少し時間を空けて電話をする】 会社や個人が1番忙しいのは始業開始直後です。 メールの確認や連絡、朝礼などで何かと時間に追われているときですので、営業電話をかけてもアポが取れないことが多いです。 したがって、営業電話は始業時間から30分~60分程度ずらして行うように心がけます。 【営業電話は午前中がベスト】 午前中が営業電話のベストな時間といえるのは、相手方の予定が確定していないケースが多いからです。 午後になってしまうと、打ち合わせ等で外出してしまう可能性が高くなり、アポを取れる可能性が下がってしまう恐れがあります。 すぐに訪問できる意思も伝えられますし、フットワークの軽さをアピールできて他と差をつけることができます。 避けるべき時間 逆に、マナーとして営業電話を避けるべき時間というものもあります。 営業電話はただでさえ嫌がる企業や担当者もいるくらいですので、嫌がる時間帯にかけてしまっては取り合ってもらえません。 避けるべき時間帯をしっかりと把握しておきましょう。 【昼休みなどの休憩時間】 昼休みなどの休憩時間は、相手方をもっとも捕まえやすい時間ともいえます。 それゆえに昼休み等に営業電話をかける人もいますが、かけられる立場となって考えてみれば逆効果であることが分かると思います。 休憩時間に営業電話をかけるのは控えましょう。 【始業直後や遅い時間帯】 始業直後は忙しいという理由でNGといえますが、遅い時間や終業後なども避けるべき時間帯です。 終業後は仕事を終えている時間あるいは残業で残った仕事の追い込みをかけている時間でもありますので、営業電話をかけても取り合ってもらえないでしょうし、失礼に当たります。 [PR] IT企業を目指すための無料カウンセリング業界によって適切な時間帯が前後 細かくはなってしまいますが、営業電話をするときに注意したいことのひとつに「業界によって適切な時間帯が存在する」という点が挙げられます。 会社あるいは個人によって始業時間が異なるように、業界によっても始業時間に違いが生じる場合もありますので、相手の業界の始業時間についてもおおよその調査をしておく必要があります。 営業先の会社のコーポレートサイト等での何らかの情報で始業時間が分かれば良いですが、例えば同業界に近い場合は、自身の会社に電話が掛かり始める時間帯を参考にするのが1番分かりやすいでしょう。 まとめ 営業電話で1番重要なのは、会社や相手方の都合に合わせた「タイミング」で連絡を取るということです。 適切な時間と避けるべき時間を知っておかなければ、アポが取れる可能性を低くし、先方に良くない印象を与えかねません。 しっかりと時間を確認してマナーを守った営業電話を心がけましょう。 IT業界でおすすめの転職サイト・エージェントもまとめているので、転職を検討している方はぜひ活用してみてください。 また、TechAcademyは、積極的に情報集取を行い学習、成長していくビジネスマンの今後を応援しています。 そんな方々におすすめなのはIT業界でキャリアを描くこと。 IT業界は成長産業であり、上昇志向や成長志向のある人であれば幅広いチャンスを掴むことが可能です。 しかし、総合職であっても技術職とコミュニケーションが取れる人材が求められています。 TechAcademyにはIT業界で活躍したい方向けに無料でプログラミングを学び、転職支援も受けられるTechAcademyキャリアというサービスがあります。 専門知識を効果的に学び、プロのコンサルタントの支援のもと行う転職活動でより自分にあった企業と出会ってみませんか。 IT業界でキャリアアップを目指したい方はぜひTechAcademyキャリアをご覧ください。 ビジネスマナー.

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社会人なら出来て当たり前!折り返し電話のマナー

電話 対応 折り返し

折り返し電話のマナー 折り返し電話とは、 席を外している間に先方から電話をいただき、それに対してこちらからかけ直す電話のことをいいます。 その際にはいくつか注意すべきポイントがあります。 折り返す時間帯に配慮する メールではなく電話で連絡をいただいたのですから、急ぎの内容であることも予想できるので、 なるべく早く返すのが基本です。 電話を受けてからある程度時間がたっている場合は、 不在にしがちな昼休みやあわただしい始業直後、就業間際の時間帯を避けるようにしましょう。 一言お詫びしてから本題に入る 折り返し電話では、 まず電話に出られなかったことを詫びなければいけません。 その後本題に入って話を伺います。 いつもの電話とは違う手順を踏むので少し注意が必要ですが、後ほど実際に使えるあいさつのフレーズをご紹介します。 内容を明確に伝える 折り返し電話をする時には、たいてい電話を受けてくれた人からの伝言が残っているはずです。 もしそこに連絡内容の概要があれば、 相手が必要な情報を手元に準備してから電話をかけるべきです。 慌てて電話だけしても、もう一度調べてかけ直しますという二度手間にもなりかねません。 折り返した相手が不在だった場合 折り返しの電話をかけた相手が運悪く不在だった場合には、二つの対応が考えられます。 再度こちらからかけ直す場合と折り返しの電話をお願いする場合です。 もし相手が取引先や立場が上の方の場合は、再度自分からかけ直した方が失礼になりません。 ただ、急ぎや、すでに何度かかけ直している時は折り返しの電話をお願いする方がスムーズになる場合もあります。 その際は丁寧に依頼をし、さらに伝言を受けてくれた方の名前を伺っておけば行き違いによるトラブルも防ぐことができます。 もし、こちらから再度かけ直すと伝えたにも関わらず、先方から電話がかかってきた場合には、 「何度もお電話をいただいて申し訳ございません」と一言添えるといい印象を持ってもらえるでしょう。 要注意!相手にかけ直してもらうのは原則NG 不在の上司や同僚あての電話を自分が受けた場合には、 「戻り次第こちらからお折り返しお電話いたしましょうか?」と提案します。 その場合、先方が「いいえ、かけ直します」と言ってくれる確率が高いはずです。 というのは、 ビジネスにおいて電話は用件のある方からかけるのがマナーだからです。 ただ、急ぎの場合など状況によって折り返しの電話をお願いされる場合もあります。 このマナーは自分からかける場合にも当然あてはまるので、用件があって電話をする場合は、相手にかけ直してもらうのは原則NGだと覚えておきましょう。 折り返し電話をする際に使えるフレーズ 例文 自分が折り返す時の例文.

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【電話対応】担当者が不在の場合は?戻る時間がわからない時の言い方・例文

電話 対応 折り返し

Contents• もう少しで終わりそうな場合 担当者の電話に耳をすませてみると、もう少しで終わりそうなフレーズを述べていることがあります。 例えば「それではよろしくお願いいたします。 」と最後の名乗りをしていたら、電話は30秒以内に終わると判断しても良いかもしれません。 相手をイライラせずに待たせる時間として、その程度であればそのまま取り次ぐことができます。 できれば一旦保留を開けて「おつなぎしますので、お待ちくださいませ。 」と一声かけましょう。 まもなく終わりそうなのですが、お待ちいただけますでしょうか?」と伝え相手の希望を聞きます。 その後、保留にした後も放っておかずに保留時間に注意し、1分以上かかると判断した場合はすぐに保留を開け、「お待たせして申し訳ございません。 やはりまだかかりそうですので、折り返しのご連絡でもよろしいでしょうか?」と述べ、メモを残しましょう。 話が長引きそうな場合 担当者が話し込んでいて長引きそうなときはどうでしょうか? まだ終わらないと判断したならすぐに保留を開けて「申し訳ございません。 」とお詫びします。 その後、「終わりましたら、折り返しご連絡させていただきます。 」と言って連絡先とお名前を確認しましょう。 その際は、正確なメモを取り、最後に自分の名前を述べて、必ず伝える旨を約束します。 折り返しの電話を頼まれても、今の電話が終わったらすぐに会議に出なければならないとか、外出の予定があるなどの理由で、すぐに連絡ができないこともあります。 場合によっては、電話中と伝えるより、「会議にでている」「外出している」などの少し先の予定を伝え、折り返しの対応にしてしまうのも賢い選択かもしれません。 その際は、担当者が次の予定から席に戻ってくる大体の時間を伝えましょう。 誰からの電話かによって対応が変わる場合 新しくかかってきた電話の相手が、とても急いでいる時などは注意が必要です。 その際、「お急ぎです」と付け加えておきましょう。 担当者の電話が社内の内線であったり、そろそろ電話を切り上げようとしていた場合、このまま代わりたいと思うかもしれません。 また、最近は電話のディスプレイに電話番号が表示されるので、表示された番号が携帯電話の番号であった時など、折り返してもすぐに連絡がつかない可能性もあります。 機転を利かせながら、このまま待つか折り返すか、相手の判断に委ねます。 折り返しの対応となったら、ディスプレイに出ていたとしても必ず電話番号を確認しましょう。 「出先なのでまたこちらから掛け直します。 」と言われたら、お詫びして伝言を残します。 このように、担当者が電話中の場合の判断は、状況をよく観察することが大切です。 まとめ 慣れるまでは一旦保留にするようおすすめしましたが、慣れてきたら、電話が終わりそうな状況ぐらいは電話中でも判断できるようになります。 また、その職場での経験が長くなれば、より一歩踏み込んだ対応を求められます。 日頃から、必要なことはメモを取り、適切な対応を身につけましょう。

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